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社内ワークショップ「合意形成型ミーティング」やってみた!


                社内ワークショップ「合意形成型ミーティング」やってみた!

Webデザイナーのちぃさんです。
Webサイトの制作と言えば、お客様からのヒアリングをもとに、こちらがデザインやページコンテンツをご提案させていただく「提案型ミーティング」が主流ですが、近年は、関わるあまねく人々の声に耳を傾け、意見の一致を図りながらサイト制作を進めていく「合意形成型ミーティング」というスタイルが増えてきているそうです。

それぞれのミーティングスタイルはこんな感じ。

提案型ミーティング

依頼主である企業様側の担当者(窓口)と制作会社(ディレクター)による担当者同士のミーティング。
多くの場合、最終決定権は、企業様側の上司にあり、決定した内容を上司に確認・決定してもらいしながら進めていく。

合意形成型ミーティング

本案件に関わる全ての関係者(※)が参加し、みんなでアイデアを出し、意見の一致を図りながらその場で決定していくミーティング。
(※)企業様側の案件担当者、各事業部、部署の担当者、最終決定権を担う上司、制作会社側のディレクター、Webデザイナー などなど

そっかー、ふーん。。それぞれにそんな違いがあるんだなぁ。。

って実際やってみないとわかんない!!
やればできる子!やらなきゃできない子!!
そんなこんなで、教えてみーさん!

ディレクターみーさんによる「合意形成型ミーティング」のワークショップを開催いたしました。

そっかー、ふーん。。それぞれにそんな違いがあるんだなぁ。。

って実際やってみないとわかんない!!
やればできる子!やらなきゃできない子!!
そんなこんなで、教えてみーさん!

ディレクターみーさんによる「合意形成型ミーティング」のワークショップを開催いたしました。

「合意形成型ミーティング」ワークショップSTART!

テーマは、架空の「文房具ECサイト」制作

参加者である私たち(和田さん、ムーミン、やまちゃん、ちぃさん)は、案件依頼者(文房具店社員)という体で、みーさんが制作会社側の担当ディレクター。
ファシリテーターとして進行しながら「合意形成型ミーティング」を行います。

ミーティングにあたって、
会議室の壁にはこんな風に模造紙が貼ってあって、そこにあらかじめ付箋が何枚かくっついてます(内容は後程)。

いざ、やってみよう!

  1. 一人につき付箋を1セットもらう
  2. 配られた付箋1枚につき1つ、本案件(文房具のECサイト)にあったらいいなと思うコンテンツを記入(制限時間3分)
  3. 記入した付箋を1枚ずつ壁の模造紙に貼っていく

この1~3の行程で出てきたコンテンツは言わば、依頼者(今回なら)文房具店側にとっての「あったらいいな」の数々です。

次に、スタート時にあらかじめ貼られていたピンクの付箋とブルーの付箋に注目。

ピンクの付箋には、「認知」「検討」「購入」「活用」の4ワードが。
ピンク付箋のそばに添えられたブルーの付箋には、それぞれ上記の4ワードを案件に合わせて具体化したものが書かれています。

それぞれこんな感じ (本来はこの付箋の内容も事前にミーティングで決定します)

「認知」–

「欲しい商品があるか」「どんな商品があるか知りたい」

「検討」–

「商品を詳しく知りたい」「商品を比較したい」「ショップ・買物について知りたい」「ショップに意見を伝えたい」「まわりの人に伝えたい」

「購入」–

「商品を購入したい」「商品をお得に購入したい」

「活用」–

「購入内容を確認したい」「自分の情報を管理したい」「便利に使いたい」「もっとお得に購入したい」

前述の依頼者にとっての「あったらいいな」に対して、ブルーの付箋は、実際にサイトを利用するユーザーにとっての「あったらいいな」を視点に捉えたキーワードです。
こちらをもとに参加者全員で、1~3の前行程で出たコンテンツ群から実際に必要なコンテンツを検討、決定して、コンテンツ設計を行っていきます。

結果:こんなん出ましたけど

決定したコンテンツは以下の通りです。

「認知」

「欲しい商品があるか」
商品検索/カテゴリ/商品一覧
「どんな商品があるか知りたい」
新着情報/おすすめ商品一覧/ランキング/キャンペーン

「購入」

「商品を購入したい」
カートシステム
「商品をお得に購入したい」
クーポン

「検討」

「商品を詳しく知りたい」
商品詳細/お客様の声/動画(使い方)
「商品を比較したい」
レコメンド/閲覧履歴/クリップ
「ショップ・買物について知りたい」
ご利用ガイド/Q&A/会社情報/お問い合わせ/プライバシーポリシー/利用規約/特定商取引
「ショップに意見を伝えたい」
ご意見箱
「まわりの人に伝えたい」
SNS

「活用」

「購入内容を確認したい」「自分の情報を管理したい」
マイページ/配送状況/領収書発行/会員情報/お気に入り/購入履歴
「便利に使いたい」
返品・キャンセル/修理受付/定期購入/1クリック購入/メルマガ
「もっとお得に購入したい」
ポイント/お得メッセージ/会員ステータス/会員限定クーポン

以上で、ワークショップ終了です。

今回のワークショップでは、「コンテンツを決定する」までをゴールとして行いましたが、実際の案件では、以降「決定した各コンテンツの具体的な内容」や「デザイン」についても同じスタイルでワークショップを行っていき、完成を目指します。

提案型ミーティングにはない合意形成型ミーティングのメリットまとめ

  • 1人1付箋形式で意見を出し合うので、会議でなかなか言葉を発しにくい立場の新人くんや、シャイな女の子も安心!
    熱弁ふるってよく話す人だけがアイデアの持ち主ではないはず。
  • 全員が全員の意見を同じ場所で見聞きし、決めていくので、意見の合意が図れる。小人数が決めてしまったり、最終の段階で決定権のある上役の一声で、話が前戻ってしまうようなことが防げる
  • 言葉での意見交換ではなく模造紙で図式化しながら進めていけるので、言葉で細かなことを話しながらも、全体を見渡す目を失わない

今回のワークショップを通して、現在当社では「提案型ミーティング」でお客様とお話を進めさせていただく場合がほとんどですが、お客様のご要望に合わせて、より良いスタイルでの制作フローをご提供できればと思いました。

サイト制作に「これ」というルールはございません。 大切なのは「作りたい」というお気持ち。サイト制作に関するご相談はお気軽にお問い合わせくださいませ。

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